Dokumentenmanagement und Archivierung

Dokumenten- und Wissensmanagement ist ein essenzieller Bestandteil moderner IT-Umgebungen. Ein allen Ansprüchen genügendes Qualitätsmanagementsystem erfordert ohne wenn und aber die Verwaltung aller qualitätsrelevanten Dokumente. Nachvollziehbarkeit im Rahmen einer Versionsverwaltung ist beispielsweise ein absolutes „Muss“. Ein entsprechend ausgerüstetes und konfiguriertes System unterstützt auch die immer unvermeidlicher werdende Bilanzierung des im Unternehmen vorhandenen Wissens.

 

Wo bewahren Unternehmen elektronische Dokumente auf?

80 Prozent aller Informationen liegen in Unternehmen in ganz unterschiedlichen Datenbanken, Berichten, Konzepten etc. vor. Tragisch wird es, wenn sich die Unterlagen nur auf den lokalen PCs der Anwender befinden.

Einer Studie des deutschen "Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie" (BMWI) zufolge, verwenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ca. 35 Prozent der täglichen Arbeitszeit für die Suche nach im Unternehmen bereits vorhandenem Wissen. Die Folge davon: Sehr oft muss "das Rad" dann eben "neu erfunden" werden. Das kostet!

Positive Effekte

Der Einsatz eines Dokumenten- und Wissensmanagementsystems hilft die Potenziale von Wissen besser zu nutzen und führt dadurch zu spürbaren Kosteneinsparungen und erfolgreicherer Marktteilnahme. Unabhängig, ob das Unternehmen global oder lokal ausgerichtet ist.

Einer Untersuchung des Fraunhofer IPK Berlin zufolge führt Wissensmanagement zu:

  • Kosten- und Zeiteinsparungen
  • Produktivitätsverbesserungen
  • besseren Abläufen
  • Kundenorientierung und -zufriedenheit
  • Transparenz von Strukturen und Abläufen
  • Verbesserungen von Entscheidungen und Prognosen
  • Besserem Informationsaustausch
  • Qualitätsverbesserungen
  • Erfolg und sogar zu Marktführerschaft
  • Mitarbeiterqualifikation und -zufriedenheit

Das Modul Archivierung unterstützt Unternehmen auf verschiedene Art und Weise.
Durch die ausgefeilte Schnittstellenarchitektur von CASYMIR kann ein bereits vorhandenes Dokumentenmanagementsystem eingebunden werden. Daraus resultiert für den Anwender:

  • Zugriff auf die vorhandenen Dokumente aus dem System heraus
  • vergebene Zugriffs- und Verwaltungsrechte bleiben bestehen
  • die bisherigen Datenschutzmassnahmen bestehen fort
  • der Dokumentenbestand wird in das Sicherungskonzept von CASYMIR eingebunden

Über das Modul ist auch ein komplett in die ERP-Lösung eingebettetes Dokumenten- und Wissensmanagement-System möglich. Damit wird sichergestellt, dass Anforderungen des Qualitätsmanagements und gesetzliche Bestimmungen auf aktuellstem Niveau Berücksichtigung finden. Verknüpfungen mit anderen CASYMIR-Modulen sind darstellbar.

Bestehende Dokumente können darin integriert werden.

Schematische Darstellung der Möglichkeiten

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Voraussetzungen

Module:

Betriebsumgebung

CASYMIR Runtime-Umgebung.

Datenorganisation

High Performance SQL Datenbanksystem (SYBASE Adaptive Server Enterprise).

Lizenzierung

Auf Basis der Anzahl gleichzeitig angemeldeter Systembenutzer.

Weitere Module

Integrierbare Module:

  • Alle CASYMIR Module