Um erfolgreich für die Bio-Branche und ihre anspruchsvollen Kunden zu produzieren, braucht es mehr als erstklassige Rohstoffe und eine ausgefeilte Produktion: Diese beiden Faktoren hatte die Rabeler Fruchtchips GmbH von Anfang an im Griff. Allerdings stellten Warenwirtschaft und Rezepturverwaltung sowie das Gebot der Rückverfolgbarkeit eine immer komplexer werdende Herausforderung für das mittelständische Unternehmen dar. Ein ERP-System, mit dem alles vom Wareneingang bis zur letzten ausgelieferten Müslitüte abgebildet und ausgewertet werden kann, musste her. casyFood war nicht nur 2011 die Lösung für alle Probleme, sondern bietet auch weiterhin Raum für Wachstum.

Trocknen – Mahlen – Mischen 

Das sind die Kernkompetenzen der Rabeler Fruchtchips GmbH: Vor nicht ganz 25 Jahren begannen Hans und Christiane Rabeler damit, Trockenprodukte mit Hilfe eines schonenden und energieeffizienten Walzentrocknersystems herzustellen. 
Dabei werden Mischungen aus verschiedenen Pürees, Saft, Saftkonzentraten und Getreiden als dünne Schicht auf eine mit Dampf beheizte, rotierende Walze aufgetragen und innerhalb einer halben Umdrehung getrocknet. 
Dabei werden Mischungen aus verschiedenen Pürees, Saft, Saftkonzentraten und Getreiden als dünne Schicht auf eine mit Dampf beheizte, rotierende Walze aufgetragen und innerhalb einer halben Umdrehung getrocknet. Anschließend wird das knusprige Produkt abgeschabt und mithilfe verschiedener Siebe und Mühlen in die gewünschte Größe gebracht.
Mittlerweile ist nicht nur die ursprüngliche Produktion gewachsen. Immer neue Rezepte werden ausprobiert, neue Wege der Trocknung und Zerkleinerung gegangen, um leckere Zubereitungen ohne Lebensmittelzusätze zu schaffen. Von Bruschetta-Gewürzmischungen über Powerriegel und Smoothies bis hin zur Babynahrung: Fast in der gesamten Biobranche werden die Trockenprodukte von Rabeler eingesetzt.

Rückverfolgung und Rezepturverwaltung: Die Herausforderungen für die Lebensmittelbranche 

25 bis 30 Tonnen verlassen wöchentlich das Werk, dafür wird etwa die 4- bis 5-fache Menge an Rohstoffen verarbeitet. Das Unternehmen produziert zwar auch konventionell, aber 70 der Produktion erfüllen den Bio-Standard. 
Die Zertifizierung stellt besondere Forderungen an das ERP-System, denn damit wird nicht nur die Produktion geplant und abgewickelt. Beim jährlichen Audit wird geprüft, ob wirklich alles, was bei der Auslieferung als Bio-Ware deklariert ist, auch aus Bio-zertifizierten Rohstoffen produziert wurde. 
Alle Daten und Prozesse müssen also noch einmal für die unterschiedlichen Auditoren ausgewertet werden. 
Neben der Bio-Zertifizierung stellen auch EU-Verordnungen mit der Verpflichtung zur schnellen und lückenlosen Rückverfolgbarkeit eine große Herausforderung an die Verwaltung des Unternehmens dar. Die wurden natürlich auch mit dem alten Warenwirtschaftssystem gestemmt, allerdings unter erheblichem Zeitaufwand. Die Daten wurden aus unterschiedlichen Systemen gezogen und in händisch angelegten Datenblättern erfasst. Nicht zuletzt blieb bei diesem umständlichen Verfahren auch immer die Unsicherheit, dass irgendwann Fehler passieren werden. Ein zusätzliches Hindernis war die Rezepturverwaltung, die im Warenwirtschaftssystem gar nicht abgebildet war, sondern mit Excel organisiert werden musste. Ihre Integration in das alte System hätte immense Kosten bedeutet. 
„Insgesamt waren die Workflows schlecht abgebildet, weil vorher immer nur Teilprozesse betrachtet und bearbeitet wurden“, erzählt Benjamin Stegherr. Er ist seit 2010 für das Qualitätsmanagement bei Rabeler zuständig. Während seiner Einarbeitung in die Abläufe des Unternehmens wurde schnell klar, dass eine neue Komplettlösung her muss. Ein paar alternative ERP-Systeme wurden betrachtet, aber erst das Team der SIGMATECH Informatik GmbH konnte mit casyFood das System vorstellen, das auf Anhieb versprach, wirklich alle gestellten Probleme zu lösen. 

Branchenerfahrung: 

Der Schlüssel für eine effiziente und reibungslose Umstellung Sorgen gab es im Vorfeld natürlich viele. Zwar war das Team in der Verwaltung noch klein, aber Umstellungen bringen immer Unsicherheiten mit sich. Wird das neue System am Ende wirklich so funktionieren, wie es versprochen wurde? Kommen alle Mitarbeiter damit klar? Schon wenige Wochen nach dem ersten Workshop durften die Mitarbeiter von Rabeler im eigenen Testsystem „spielen“ und schauen, was geht. Das hat Vertrauen geschaffen, weil das Team sich davon überzeugen konnte, was das neue ERP-System wirklich leisten kann. „casyFood hat im Standard alles abgedeckt, was wir gebraucht haben“, erzählt Stegherr. 
Allerdings ist letztlich jede Produktion einzigartig und bringt ihre eigenen Herausforderungen mit sich. Bei der Herstellung von Trockenprodukten aus Fruchtkonzentraten ist beispielsweise der Brixwert eine wichtige Größe.  
Dieser beschreibt den Zuckeranteil in den Rohwaren und ist damit eine ausschlaggebende Größe zur Berechnung  der Rezepturen und dem Wasseranteil, der während der Trocknung entzogen werden muss. „Die Brix-Berechnung, die ist für uns sehr wichtig und musste speziell entwickelt werden“, erzählt Stegherr.  
Um solch unternehmensspezifischen Bedarf zu ermitteln, gab es einen Anforderungsworkshop vor Ort mit Mitarbeitern aus allen Abteilungen. Mit der Erfahrung des Projektteams von SIGMATECH konnten alle relevanten Punkte innerhalb von zwei Tagen geklärt werden. Die spezielle Mischmaske für die Brix-Berechnung wurde schon eine Woche nach dem Workshop implementiert. 
Zur folgenden Umstellung erklärt Stegherr: „Das war natürlich arbeitsreich, klar. Das lag auch daran, dass wir einen kompletten Neustart wollten“. Die gewachsenen Einzelprozesse sollten alle integriert werden. Diesem Wunsch kamen die optimierten Module von casyFood entgegen. Die neuen Prozesse wurden entlang der Vorgaben durch das System entwickelt, was eine echte Hilfe war, wie Stegherr betont. 
„Wir wollten auch keine Daten aus dem Altsystem übernehmen und haben uns neue Logiken für mehrstufige Rezepturen und Artikelnummern überlegt. Außerdem haben wir auch ein neues System an Attributen wie z.B. Zolltarifnummer und Mindesthaltbarkeitsdatum angelegt. Es wurde also alles von Grund auf neu gemacht! Sämtliche Änderungen sollten natürlich auch für alle Mitarbeiter nachvollziehbar sein.“ 
Die Umsetzung dieses Mammutprojekts mit nur zwei Mitarbeitern verlangte vollen Einsatz, auch schon mal bis spät in die Nacht. Die detaillierte Kenntnis der Lebensmittelbranche im SIGMATECH-Team bot dafür bereits eine beispielhafte Grundlage. Darüber hinaus wurde der  gesamte Umstellungsprozess begleitet: „Die umfassende Beratung war uns eine riesige Hilfe und maßgeblich für die schnelle Einführung, das muss man schon so sagen“, lobt der Qualitätsmanager von Rabeler. 
Nach einem halben Jahr, also am 1.1.2012, löste die ERP-Lösung casyFood das alte System komplett ab. Seither wird die gesamte Produktion damit abgewickelt.

Flexibilität und Schlagkraft: Alles was eine erfolgreiche Zukunftsplanung braucht

Die Umstellung ist nun schon fünf Jahre her und die beiden Unternehmen arbeiten weiterhin in enger Partnerschaft zusammen. Rabeler bietet individuelle Spezialprodukte nach Kundenrezepten und hauseigener Entwicklung an: Da gibt es immer wieder neue Herausforderungen zu meistern. Dabei ist der Support durch das SIGMATECH-Team, so berichtet Stegherr, bemerkenswert: „Wir schreiben ein Ticket und innerhalb von einer Stunde haben wir eine Rückmeldung, meist sogar gleich eine Lösung“.  
Das ERP-System bietet Rabeler außerdem jetzt schon Features, mit denen die Zukunft der Produktionsplanung modelliert wird. 
So werden bereits Barcodes angelegt, in denen alle Daten zur Charge hinterlegt sind. „Noch nutzen wir die nicht, aber langfristig werden wir sie brauchen“, weiß Stegherr. Aktuell wird mit dem Partner SIGMATECH erst einmal die Auswertung der Kostenrechnung optimiert, um die Zahlen noch detaillierter auswerten zu können. 
Die Umstellung würde Stegherr jederzeit wieder machen: „Ja, wir haben viel Arbeit und Zeit investiert, aber das war es auf jeden Fall wert. Wir sparen ungemein viel Zeit, Geld und Nerven. Ich würde jedem in solch einem Entscheidungsprozess empfehlen, nicht zu zögern und es einfach zu tun!“ 
 
Rabeler Fruchtchips GmbH 
Nonnenwaldstrasse 20a
82377 Penzberg
www.fruchtchips.de

Autorin: Tanja Begon - www.tanjabegon.de